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1)用紙
2)書式
3)文字
4)中身と書き方
5)年月日
6)差出人及び受取人の記載
7)差出人の捺印
8)最後に諸注意

用紙

内容証明に使う用紙には、特に決まりはありません。手書きの場合、市販されている内容証明用紙を使う場合も多いようです。しかし、専用の用紙でなくとも、あなたの手近にある便箋や白紙を使ってもかまいません。市販の用紙は、あらかじめ制限のある文字数にあわせて罫線が引いてあるので、いちいち数えながら書く必要がないのが便利かもしれませんが・・・。

最近では、弁護士さんなどのプロの法律家は、ほとんどパソコンなどで内容証明を作りますから、専用用紙を使うとかえって「素人くさい」かんじになるかもしれません。

ちなみに、弁護士さんなどがかかわっている内容証明の場合、たいていA4横書きで、ワープロ、またはパソコンで、文字の大きさは12ポイントで作ることが多いようです。

書式

縦書きの場合、1行20字以内、1ページ26行以内、つまり、総字数において、520字以内に収めます。

横書きの場合、1行20字以内、1ページ26行以内
       1行13字以内、1ページ40行以内、
       1行26字以内、1ページ20行以内、のいずれかになります。
 
この範囲内であればいいのであって、1行19字や18字でもかまいません。
1ページで足らない場合は、、ホッチキスなどでとじたうえでつなぎめに割印を押します。このときの印は、署名の下に使用した印と同じものを使います。

文字

基本的には
@かな(ひらがなとカタカナ)
A漢字
B数字(アラビア数字、漢数字

の、3種類です。

例外的に、英字、記号を使うこともできます。英字は、氏名、会社名地名商品名などの固有名詞を表す場合だけ例外的に使えます。

記号は一般的なものは使えるとさえていますが、何が一般的なのか基準も複雑なので、最初からできるだけカタカナなどで書くようにしたらいいと思います。
「10m」なら「10メートル」というぐあいです。

数字は全角で表示しなくてはならないので注意してください。

中身と書き方

@標題

タイトルがついたものが、一般的なようです。たとえば、
 通知書・通告書・請求書・催告書・警告書
などです。これがつくと文章全体が引き締まった感じがします。(もちろん、標題のないのもあります)

A前文・後文

手紙では、季節のあいさつや、「拝啓」などで始まるのがふつうですし、文末には、終わりのあいさつや、「敬具」などで結びますが、標題から始まる内容証明では、あいさつ文は余分なものとしてはぶかれます。
しかし、受取人に対し、悪感情をなるべく抱かせたくないときには、標題ぬきのあいさつ形の文章がよいでしょう。

B(さあ、いよいよ)本文

■事実は正確に書くこと。
事実や権利関係は、その後につづく主張や要求の前提になるので、調査のうえ、正確に書かなければなりません。証拠となる郵便物なのですから、誤りや、うそがあるとかえって後々不利になります。

■できるだけ法律を調べること。
自分の法律的な立場を正確に把握することで内容証明を出したあとの方策についても見通しができます。

■主張や要求は明確に書くこと。
クーリングオフの通知書であれば、いつの、どのような契約で、支払った代金はいくらであるかをはっきりと書かなければなりません。そして、契約を解除したいということと、解除後、いつまでに契約書の原本と、支払った代金を返金してほしいか、など、明記します。
読んでも、何をどうしてほしいのかわからないということのないようにしてください。
■余分なことは書かないこと。
よけいなことを書くと、相手から揚げ足を取られ、不利な立場におちいることになりかねません。だめ押しするつもりで、ドツボにはまらないようにしましょう。

■簡潔明快な文章を書くこと。
形容詞や、たとえ話は、内容証明の場合は必要ありません。自分の要求をはっきりさせておけば、簡潔な文章が書けるはずです。

年月日

本文の後に年月日を書きます(場合によっては、最初に書くときもあります)。
内容証明には、通信日付印が押されて差出日も証明されるので、年月日の記載は必ずしも必要ではありませんが、文章を作成する場合、作成日ないしは差出日を記載するのがふつうです。 
年号は、元号、西暦、どちらでもかまいません。

差出人及び受取人の記載

内容証明に差出人や受取人の記載をするとき、差出人には「通知人・通告人」、受取人には「被通知人・被通告人」といった書き方をする場合があります。
この「通知人」、「通告者」「催告者」といった肩書きの記載は、特に書く必要の無いもので、書くか書かないかは作成者の選択です。
また、差出人と受取人の記載を、文書の冒頭にするか末尾にするかということも、また、作成者の好みというか、選択の問題ですので、差出人、受取人の住所氏名の記載があれば結構です。

差出人の捺印

差出人の氏名の横(または下)に捺印するのが通例です。

法律上、捺印の必要はありませんが、本人が間違いなく作成したものであることをあきあらかにするため、記名して捺印するのが、日本の慣行となっているからです。捺印は実印である必要はなく、認印でかまいません。

最後に諸注意(重要)

さあ、やっとここまできました。
最後に重要なポイントをいくつか。
■同じものを3通作る。
内容証明は、まったく同じものを3通作る必要があります。
1通は相手に送付するため、もう1通は郵便局が保管しておくため、最後の1通は自分の手元に控えとしておいておくためのものです。
3通ともまったく同じものを作る必要がありますので、手書きなどの場合は、カーボン紙を引いて複写をする場合があります。
しかし、コピーのある現代、コピーでかまいません。
■書き間違えたときは。
まず、間違えた部分を二本線で抹消します。何を消したかがわかるようになっていなければならないので、塗りつぶしてはいけません。そして、抹消したとなりの余白に、正しい文言を書き入れます。
縦書きの場合該当箇所の上か下、横書きの場合該当箇所の右か左の欄外に「○字削除、○字加入」と書き入れて押印します。
適当な余白に書くときは、「○行目、○字削除、○字加入」と書いてその後ろに押印します。複数訂正箇所がある場合にも、まとめて押印してはいけません。
■図表、絵、写真や添付書類はだめ。
内容証明の本文中に、文字以外の図表や、絵や、表や、写真を入れることはできません。(傍点や傍線は使えます)
また、封筒の中に、請求書だとか契約書のコピーなどの添付書類を入れることができませんし、返信用の封筒などもだめです。小切手、手形などの有価証券も同封することはできません。


内容証明は、本文だけで勝負です